财政部和国家档案局于2015年12月11日发布第79号令,宣布新修订的《会计档案管理办法》从2016年1月1日开始实施。新《会计档案管理办法》共31条,与1998年《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)相比在条目上增加了10条,在内容上主要做以下这几方面的调整:一是完善了会计档案的定义和范围。二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是明确了会计档案出境的管理要求。五是调整了会计档案的定期保管期限,并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。会计档案作为一类专门档案,由于其形成范围具有普遍性的特点,凡是具备单独会计核算的单位都会形成会计档案,因此会计档案管理办法内容的调整对整个社会影响较大。作为基层国家综合档案馆的一名工作人员,笔者就新《会计档案管理办法》对基层国家综合档案馆的影响,以及如何做好会计档案工作谈一些自己的看法,供大家参考。 由于新《会计档案管理办法》将会计凭证和会计账簿保管期限由15年调整为30年,那么2016年之后各单位的会计档案要不要向基层国家综合档案馆移交?如果需要移交,那国家综合档案馆要如何做好会计档案接收工作?会计档案移交进馆之后,国家综合档案馆该如何做好会计档案利用工作?保管期满的会计档案鉴定工作该如何开展等问题?为此财政部、国家档案局于2016年3月8日下发“关于新旧《会计档案管理办法》有关衔接规定的通知(财会〔2016〕3号)”,国家档案局有关人员还在《中国档案》刊登《会计档案管理办法》修订内容要点解读系列文章,针对新办法在实施过程中可能存在的问题进行解释说明,这些解释说明对各地做好会计档案工作具有一定的指导意义。但有关部门还要加大对会计档案相关业务知识的培训力度,通过培训提高会计档案管理人员的业务水平,同时各地还可以结合本地实际情况制定相应的会计档案管理实施细则,以确保新《会计档案管理办法》顺利实施。 会计档案移交、接收工作。新的《会计档案管理办法》第十一条、十二条只对单位内部会计档案移交工作作出规定,那是否意味着会计档案就不要向国家综合档案馆移交?对此笔者持否定态度。国家档案局于2011年11月21日公布实施了第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》,9号令第七条规定“省级以上(含省级)档案馆接收保管期限为永久的档案,省级以下(不含省级)档案馆接收保管期限为永久和30年以上(含30年)的档案。”《档案法实施办法》第十三条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”根据上述规定要求,大量的会计档案即将涌进县级国家档案馆,成为档案馆的馆藏档案。据笔者调查,虽然各地基层国家档案馆都有接收会计档案,但就目前的馆藏来说其数量相对较少。因为原来的《会计档案管理办法》规定会计档案主体(即会计凭证)的保管期限是15年,在正常情况下是不属于接收进馆的范围,只有那些改制、机构撤并单位会计档案才移交到国家档案馆。新《会计档案管理办法》实施之后,大量的会计档案就会跟随各立档单位文书档案一并进馆,因此基层国家档案馆(特别是市、县级档案馆)要做好大量接收会计档案的思想准备。这些准备包括库房的调整安排、相关设备的配备、接收范围的明确界定等。 由于纸质的会计凭证开本较小,加上各个机关单位都有会计档案,因此县级国家档案馆在接收会计档案之前,要做好库房、档案装具的调整工作,配备相应的计算机设备,以方便会计档案进馆之后的日常管理工作。按规定县级国家档案馆接收的期限是档案自形成之日满10年,且保管期限为永久和30年以上(含30年)的档案。因此各立档单位形成于2006年之前、原来保管期限为15年的会计档案,现在是否应该列为接收进馆范围?按笔者对新《会计档案管理办法》的理解,这些档案应该视同为保管期限是30年的档案一并移交进馆。在接收电子会计档案时,要按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)要求,做好接收前的检验工作,重点检验电子会计档案载体是否清洁、有无划痕、有无病毒,核实已归档电子会计档案真实性、完整性、有效性检验及审核手续、说明资料是否齐全,检查会计软件、版本、操作手册是否完整。确保进馆的电子会计档案真实、完整、安全,方便以后开展提供利用工作。 进馆会计档案的利用、鉴定工作。随着这些会计档案进馆之后,基层国家档案如何开展提供利用、到期档案如何鉴定销毁等一系列管理性问题随之摆在档案馆的工作人员之前。由于会计档案是一类专业性较强的专门档案,它并不像文书档案一样有文件级的全引目录,档案管理人员如果没有一定的会计知识,在提供利用方面就会变成一种苦差事,必须每本凭证一页一页翻阅查找才能查到利用者想要的档案。而在基层单位则不会出现这种情况,据笔者了解,基层单位的会计档案名义上实行集中统一管理,但实际还是由会计人员作为兼职档案员来管理,在提供利用方面就不会出现国家档案馆中那一幕现象。因此档案行政管理部门在业务培训时要加强会计基本常识和会计电算化知识培训,通过培训学习来提高档案管理人员的服务水平,确保进馆的会计档案、电子会计档案发挥应有的作用。 实际上,如果档案管理人员了解掌握会计核算基本原理,那管好会计档案也并非一件难事。由于我国会计核算中使用的记账方法是复式记账法,而复式记账法的基本原理是,每一笔经济业务,都要在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记。如一个单位通过银行汇款支付了征用土地款,其记账凭证号码、摘要和所付金额都会同时登记到“银行存款”账户和“固定财产”账户上。会计核算的对应关系为查找会计凭证提供了多种的检索途径,从档案检索的角度来看,每一个明细账户都是一种检索工具,用我们比较熟悉的案卷目录、专题目录和全引目录来做比喻,会计账簿上的账户目录如同案卷目录,各种明细账就像专题目录,而“现金”或“银行存款”明细账相当于全引目录;如果把各种账户上登记的摘要当作题名看待,则记账凭证号类似于档号,通过记账凭证号就可以直接指引我们查到所需的凭证,这样我们就可以通过运用会计核算的对应关系来提高档案利用效率。 基层国家档案馆保存的期满会计档案该如何鉴定?对此新《会计档案管理办法》第十七条规定“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。”按笔者理解,这里的单位应该是指会计档案形成单位,也就是说基层国家档案馆只能鉴定本单位形成的会计档案,无权对馆藏所有的会计档案进行鉴定。那是否意味着已经进馆的期满会计档案该由会计档案形成单位来开展?按照目前我国的管理体制,这是不大可能的,进馆之后的到期会计档案鉴定工作只能由接收的基层国家档案馆承担。这是因为我国的政府机构改革频繁,笔者从网上查找发现仅1998年到现在就有三次机构改革,分别是1998年、2003年、2008年。因此一些撤并单位的机构职能虽然由新成立的单位承接,但等到撤并单位的会计档案期满鉴定时,早已是物是人非。如果这些会计档案已移交进馆,新单位往往不愿承担鉴定工作。对此笔者认为国家有关部门应在相关文件中予以明确授权,明确规定基层国家档案馆有开展馆藏期满会计档案鉴定工作的权限,以方便日后基层国家档案馆开展这项工作。 会计档案作为2011年国家档案局公布的《国家基本专业档案目录(第一批)》中的一种,说明会计档案是国家档案资源的重要组成部分。因此档案部门应该进一步规范会计档案管理工作,从而充分发挥会计档案应有作用。 |